Wprowadzenie do arkusza kalkulacyjnego

śr., 09/22/2010 - 14:22 — ciebie

Co to jest arkusz kalkulacyjny

Arkusz kalkulacyjny jest programem komputerowym, służącym do wprowadzania, przetwarzania i prezentacji danych. Oferuje on użytkownikowi pole robocze mające przypominać prostokątną płachtę papieru podzieloną na wiersze i kolumny.

W utworzone w ten sposób komórki można wpisywać dane: teksty, liczby oraz formuły obliczające zawartość danej komórki na podstawie zawartości innych komórek.

Choć arkusze kalkulacyjne to popularne programy stosowane głównie w księgowości oraz różnego rodzaju pracach biurowych, to jednak okazuje się, że z powodzeniem można je wykorzystywać także do różnych zastosowań domowych. W kolejnych modułach pokażemy kilka takich przykładów.

Krótka historia arkuszy kalkulacyjnych

Za pierwszy arkusz kalkulacyjny uznaje się program VisiCalc, który wszedł na rynek w październiku 1979 roku. Jego pierwsza wersja była przeznaczona na komputer Apple II, później powstały także wersje na inne komputery, w tym IBM PC. Funkcjonalność programu VisiCalc była bardzo uboga w porównaniu ze współczesnymi programami tego typu. Nie było mowy ani o wykresach, ani o automatycznym przeliczaniu zawartości komórek, a rozmiar arkusza ograniczał się do 254 wierszy i 63 kolumn. Niemniej jednak stał się on przełomową aplikacją, chętnie nabywaną do prac biurowych. Jako ciekawostkę należy uznać, że pierwotna wersja programu VisiCalc została umieszczona na stronie jednego z jej autorów Dana Bricklina.

VisiCalc nie został opatentowany. Skutkiem tego w latach osiemdziesiątych zaczęło powstawać wiele innych, konkurencyjnych wersji arkuszy kalkulacyjnych. Nie wniosły one jednak niczego ciekawego. Istotną nowością był dopiero program Lotus 1-2-3, przeznaczony na komputery IBM PC i oferujący m.in. możliwość (dość ograniczoną, ale jednak!) tworzenia wykresów. Lotus 1-2-3 zdobył sobie mocną pozycję na rynku. Prawdziwą konkurencją dla niego stały się dopiero aplikacje Quattro (i Quattro Pro) oraz Excel Microsoftu. Ten ostatni w wersji dla IBM PC pojawił się w 1992 roku, a o jego sile zdecydował graficzny interfejs (którym była tak naprawdę nakładka na system operacyjny DOS zwana Windows 2.0 - protoplasta dzisiejszych systemów operacyjnych z rodziny Microsoft Windows).

Do chwili obecnej pojawiło się wiele kolejnych wersji programu Excel. Stanowi on zresztą element pakietu biurowego oferowanego przez firmę Microsoft pod nazwą Microsoft Office. Niewątpliwie stał się on jedną z najpopularniejszych i najczęściej używanych aplikacji. Jednak od niedawna także i Excel - a właściwie cały pakiet Microsoft Office - ma groźnego konkurenta w postaci pakietu biurowego o nazwie OpenOffice.

OpenOffice jest pakietem biurowym, w skład którego wchodzą: edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny, narzędzie do tworzenia prezentacji oraz zarządca baz danych. Nie ustępuje on pod względem funkcjonalności pakietom konkurencji, a jego niewątpliwie największą zaletą jest to, że całkowicie bezpłatny. Istnieją wersje przeznaczone dla różnych komputerów i systemów operacyjnych. Dodatkowo twórcy pakietu starają się zachować kompatybilność z konkurencją: arkusz kalkulacyjny pakietu OpenOffice potrafi odczytać i zapisywać wiele różnych formatów plików (w tym także format Excela). Również interfejs użytkownika przypomina interfejs programu Excel - choć oczywiście są też różnice.

Ze względu na łatwą dostępność oraz bogatą funkcjonalność arkusza kalkulacyjnego stanowiącego część pakietu OpenOffice, właśnie jego wykorzystamy w kolejnych modułach. W przykładach użyjemy OpenOffice w wersji 3.2.

Podstawy pracy z arkuszem kalkulacyjnym

Przedstawimy teraz kilka elementarnych zasad pracy z arkuszem kalkulacyjnym.

Elementy arkusza kalkulacyjnego

Podstawowym elementem arkusza jest jego pole robocze. Jest ono podzielone na wiersze numerowane kolejnymi liczbami oraz kolumny "numerowane" kolejnymi literami alfabetu.

Oczywiście nie oznacza to, że liczba kolumn jest ograniczona liczbą liter w alfabecie. W przypadku szerokich wielokolumnowych zestawien kolumny są oznaczane parą liter:

Na przecięciu wierszy i kolumn znajdują się komórki. Każda komórka ma adres. Adres składa się z litery oznaczającej kolumnę, w której znajduje się komórka oraz z liczby oznaczającej numer wiersza. I tak aktywna komórka (otoczona pogrubioną ramką) na poniższym rysunku ma adres B10:

Nad polem roboczym znajduje się wiersz wprowadzania:

To właśnie tu wprowadza się dane do arkusza oraz poddaje się je edycji. Okno wprowadzania jest zarazem jedynym miejscem, a którym widać faktyczną zawartość komórki. Wyjaśnimy to nieco później.

W zależności od konfiguracji arkusza nad wierszem wprowadzania mogą znajdować się różne paski narzędziowe oraz oczywiści menu główne.

W jednym pliku może znajdować się wiele arkuszy. Do przełączania się między nimi służą zakładki na dole. OpenOffice domyślnie w każdym pliku umieszcza trzy arkusze, ale klikając prawym klawiszem myszy na zakładkę można usunąć dany arkusz z pliku lub dodać do niego nowy:

Tryb przeglądania i edycji

Po uruchomieniu arkusz znajduje się w trybie przeglądania. W tym trybie można poruszać się między komórkami za pomocą klawiszy kursorów albo poprzez kliknięcie myszką na żądaną komórkę. W trybie przeglądania jedna z komórek arkusza - komórka aktywna - jest otoczona pogrubioną ramką, a jej zawartość jest wyświetlana w wierszu wprowadzania.

Gdy zaczniemy wprowadzać dane z klawiatury lub podwójnie klikniemy na pewną komórkę, arkusz przechodzi w tryb edycji. Wprowadzany tekst pojawia się w komórce aktywnej oraz wierszu wprowadzania. Zauważ, że znika pogrubiona ramka trybu przeglądania, w komórce pojawia się migający kursor, a obok wiersza wprowadzania pojawiając się dwa przyciski: czerwony krzyżyk (służący do anulowania wprowadzonych zmian) i zielony przycisk zatwierdzania zmian:

Tryb edycji kończymy zatwierdzając zmiany za pomocą klawisza Enter z klawiatury (lub zielonego przycisku obok wiersza wprowadzania) albo anulując je za pomocą klawisza Esc z klawiatury (lub czerwonego krzyżyka obok wiersza wprowadzania). Spróbuj wprowadzić liczby do różnych komórek arkusza, a następnie je edytować. Pamiętaj, aby za każdym razem wychodzić z trybu edycji na jeden z podanych wyżej sposobów zanim klikniesz myszką inną komórkę! Choć na razie i taki sposób wydaje się działać prawidłowo, to jednak podczas edycji formuł (o których opowiemy w następnym module) kliknięcie myszką komórki w trybie edycji zachowuje się w inny, specyficzny sposób. Bywa to źródłem problemów, zwłaszcza wśród początkujących, dlatego już teraz zalecamy: Zawsze wychodź z trybu edycji jawnie zatwierdzając zmiany klawiszem Enter lub je anulując klawiszem Esc. Nie polegaj na automatycznym wychodzeniu z trybu edycji poprzez kliknięcie innej komórki.

Wpisywanie i formatowanie danych

Co można wpisać do komórki? W najprostszym przypadku: liczbę albo tekst. Spróbujmy ustawić się w komórce C5 i wpisać do niej wartość 1234 zgodnie z zasadami przedstawionymi powyżej (pamiętasz o zatwierdzeniu?). Teraz ustawmy się w komórce B4 i wpiszmy tekst: ala ma kota. Jeśli wszystko się udało arkusz wygląda następująco:

Prawda, że jest to łatwe? Spróbujmy teraz poprawić zawartość komórki B4. W tym celu klikamy na nią myszką najpierw dwukrotnie, aby przejść do trybu edycji, a następnie klikamy myszką na koniec tekstu w wierszu wprowadzania dopisują tekst: a ola ma psa. Zatwierdź zmiany:

Zauważ, że tekst nie mieści się na szerokość w jednej komórce i nakłada się na sąsiednią komórkę C4. A co stałoby się, gdyby C4 nie była pusta? Wpisz coś do C4 i zatwierdź:

Tym razem nie widać całej zawartości komórki B4, a czerwony trójkącik sygnalizuje, że znajduje się w niej dalszy, niewidoczny w komórce fragment tekstu. Aby zobaczyć cały tekst wystarczy zwiększyć szerokość kolumny B. W tym celu ustawiamy myszkę na linii oddzielającej kolumny B i C i gdy kursor zmieni kształt

ciągniemy w prawo:

Zamiast ciągnąć myszkę w prawo, możesz także dwa razy kliknąć lewym klawiszem myszy na linię oddzielającą kolumny. Wówczas arkusz sam wybierze optymalną szerokość kolumny.

Sprawdźmy teraz, co się stanie jeśli komórka zawierająca liczbę jest zbyt wąska. W tym celu ustawmy kursor w A6 i wpiszmy tam długą liczbę, na przykład 123456789012. Po zatwierdzeniu zobaczymy w komórce trzy krzyżyki, ale po ustawieniu się kursorem w tej komórce w wierszu wprowadzania będzie widoczna jej rzeczywista zawartość:

Zapamiętaj ten efekt! Trzy krzyżyki nie oznaczają żadnego błędu. Po prostu kolumna jest zbyt wąska i liczba znajdująca się w komórce nie mieści się. Oczywiście pomoże zwiększenie szerokości kolumny:

Do komórek możemy też wpisywać:

liczby ułamkowe oddzielając część ułamkową od całkowitej przecinkiem (w przypadku angielskiej wersji systemu Windows być może trzeba będzie użyć kropki zamiast przecinka)
wartości procentowe wpisując liczbę ze znakiem procenta
daty oddzielając dzień, miesiąc i rok kropkami
formuły (ale o tym w następnym module)

Formatowanie danych i komórek

Sposób wyświetlania danych w arkusze można ustalać za pomocą dialogu Formatuj komórki .... Za jego pomocą możemy zadbać o wizualną postać arkusza (zmienić kolory, dodać ramki, wyrównać zawartość komórki do prawej strony itp.), a także zdecydować w jakiej postaci będą wyświetlane liczby, daty czy godziny.

Przypuśćmy, że w komórce A9 znajduje się liczba 23,4. Kliknijmy na nią prawym klawiszem myszy:

i wybierzmy opcję Formatuj komórki.... Na ekranie pojawi się dialog:

Przyjrzyjmy się teraz poszczególnym zakładkom w tym dialogu. Pierwsza z nich, zatytułowana liczby służy do określenia sposobu prezentacji zawartości komórki. Jeśli jest nią liczba, jak w naszym przypadku, to na przykłąd możemy zdecydować - wybierając odpowiednią pozycję z okienka Format' lub posługując się polami Miejsca po przecinku, Separator tysięcy i Liczby ujemne na czerwono:

czy między każdą grupą trzech cyfr ma być wyświetlana spacja
ile ma być wyświetlonych miejsc po przecinku
czy liczby ujemne mają być wyświetlane na czerwono

Spróbujmy na przykład ustawić liczbę miejsc po przecinku na 0. Zatwierdźmy zmiany przyciskiem OK i zobaczmy jak zmieni się arkusz:

Zauważmy, że w komórce A9 jest wyświetlona wartość 23. Jednak spoglądając na wiersz wprowadzania możemy stwierdzić, że tak naprawdę znajduje się tam wartość 23,4. Arkusz kalkulacyjny zaokrągla liczby - gdyby w A9 znajdowała się wartość 23,6, to wyświetlona zostałaby liczba 24. Sprawdź!

Posługując się oknem Kategoria w dialogu Formatuj komórki ... możemy zmienić sposób interpretacji zawartości komórki. Jeśli znowu wywołamy ten dialog dla komórki A9 (prawy klawisz myszy) i wybierzemy wartość Waluta, to arkusz potraktuje zawartość komórki jako pewną kwotę w walucie ustawionej w oknie Format:

Za liczbą w komórce będzie wtedy automatycznie dopisana nazwa waluty:

Uwaga! Jeśli chcesz, żeby dana komórka była interpretowana przez arkusz jako liczba (a nie tekst), to pamiętaj, żeby wpisać do niej prawidłową liczbę bez żadnych dodatkowych napisów. Jeśli chcesz, żeby za liczbą w komórce pojawiała się nazwa waluty, to taki efekt możesz uzyskać w opisany powyżej sposób. Jeśli sam wpiszesz nazwę waluty za liczbą, to arkusz potraktuje zawartość komórki jako tekst, a nie liczbę i dana komórka nie będzie mogła być użyta w formułach jako argument operacji arytmetycznych (takich jak dodawanie, odejmowanie itp).

Za pomocą tego samego narzędzia możemy także zmieniać sposób wyświetlania daty. Przypuśćmy, że w komórce A11 znajduje się data. Po kliknięciu na komórkę prawym klawiszem myszy, wybraniu Formatuj komórki ... zauważamy, że arkusz rozpoznaje datę - w polu Kategoria jest zaznaczona wartość Data. Teraz posługując się polem Format możemy wybrać sposób prezentacji daty - na przykład możemy włączyć wyświetlanie dnia tygodnia:

Po zatwierdzeniu w polu A11 pojawią się ... trzy krzyżyki! Ale Ty już wiesz, co z tym zrobić, prawda?

Przyjrzyjmy się innym zakładkom w dialogu Formatuj komórki .... Za pomocą pierwszej z nich Czcionka można zmienić rodzaj, krój i rozmiar czcionki używanej do wyświetlania zawartości komórki.

Za pomocą kolejnej zakładki można zmienić m.in. kolor czcionki:

Zakładka Wyrównanie służy m.in. do ustalenia wyrówniania tekstu z poziomie oraz w pionie. Można spowodować, że tekst zostanie umieszczony przykładowo u góry komórki i po jej prawej stronie. Aby przekonać się, jak to działa, zwiększ wysokość wiersza 9. Wyrównaj następnie komórkę A9 w pionie do góry, a w poziomie do lewej. Arkusz powinien wyglądać następująco:

Za pomocą zakładki Wyrównanie można także obrócić tekst w komórce o dowolny kąt. Z kolei zakładka Tło umożliwia zmianę koloru tła komórki. Poekperymentuj chwilę z tymi opcjami.

Krawędzie między poszczególnymi wierszami i komórkami są widoczne jedynie na ekranie arkusza. Nie znajdą się one w szczególności w wydrukowanym dokumencie. Można jednak - za pomocą zakładki Krawędzie omawianego dialogu włączyć dowolne krawędzie komórki i ustalić ich grubość i pozycję:

A oto skutek powyższych ustawień zastosowanych do komórki A11:

Krawędzie oraz możliwość zmiany koloru tła stają się szczególnie przydatne przy sporządzaniu w arkusz tabelek i zestawień. Najczęściej jednak tego rodzaju formatowanie wykonuje się na pewnym obszarze arkusza. Dlatego też teraz pokażemy, jak zaznaczyć w arkuszu wybrane jego fragmenty.

Zaznaczanie obszarów

Czasem zachodzi potrzeba zaznaczenia pewnego obszaru arkusza. Wykonuje się to standardowo: wciskamy lewy klawisz myszki i trzymając go wciśnięty zaznaczamy myszką (prostokątny) obszar.

Oprócz tego można szybko zaznaczyć cały wiersz lub kolumnę klikając na ich nagłówki (tj. pole z literą w przypadku kolumny lub pole z numerem w przypadku wiersza):

Zaznaczenie całego arkusza wykonuje się klikając w jego lewym górnym rogu:

Jeśli zachodzi potrzeba zaznaczenia kilku obszarów postępujemy następująco:

zaznaczamy pierwszy obszar przedstawionymi powyżej metodami
wciskamy klawisz Ctrl na klawiaturze i trzymając go wciśnięty

 zaznaczamy kolejny obszar (kolejne obszary)

klawisz Ctrl można puścić między kolejnymi zaznaczeniami

Po zaznaczeniu obszaru możemy na nim całym wykonać pewne operacje klikając prawym klawiszem myszy. Przykładowo może to być operacja formatowania opisana poprzednio. Wtedy wszystkie ustawienia dokonane za pomocą dialogu Formatuj komórki... będą dotyczyć wszystkich komórek zaznaczonego obszaru.

Inna przydatna operacja to usuwanie zawartości komórek. Możemy w ten sposób "wyczyścić" niepotrzebny już fragment arkusza:

Wykonajmy teraz jako przykład prostą tabelkę. W jednej kolumnie wpiszemy imię, a w drugiej nazwisko ucznia. W kolejnych kolumnach wpiszemy oceny z języka polskiego, matematyki i języka angielskiego.

Usuń zawartość wszystkich komórek w swoim arkuszu, a następnie wpisz do niego przykładowe dane:

Dostosuj następnie szerokość poszczególnych kolumn:

Zaznacz cały obszar i włącz krawędzie:

Zaznacz nagłówki tabelki i pogrub je:

Możesz jeszcze ustawić różne kolory tła dla poszczególnych kolumn:

Scalanie komórek

Wpiszmy teraz do komórki A2 tekst Uczeń, a do komórki c2 Oceny. Chcielibyśmy, żeby tekst Uczeń rozciągał się w kolumnach A i B, a tekst Oceny w kolumnach C, D i E tworząc tytuł poszczególnych części tabeli. W tym celu zaznaczamy komórki A2 i B2 i z paska narzędzi wybieramy przycisk scal komórki: